15 Oct Cómo conservar la documentación de vuestros contratos para poder reclamar una deuda
Un cliente que no paga, un proveedor que no cumple, una factura impagada. Cuando llega el momento de reclamar ante los tribunales, el resultado depende en buena medida de la documentación que se haya conservado. Os explicamos cómo hacerlo bien desde el primer día.
En la mayoría de las reclamaciones de cantidad, el problema no es tener razón, sino poder demostrarlo. Un juez resuelve en función de lo que se puede probar, y muchos expedientes se debilitan o se pierden porque falta un contrato firmado, un albarán o la prueba de una comunicación. Con unos cuantos hábitos sencillos, este riesgo se reduce considerablemente.
- Dejadlo siempre por escrito
Los acuerdos verbales son válidos, pero resultan muy difíciles de probar. Antes de empezar cualquier trabajo o venta relevante:
- Formalizad un contrato o, como mínimo, un presupuesto aceptado y firmado por el cliente.
- Identificad correctamente a la otra parte: nombre o razón social, NIF y domicilio. Un error en estos datos puede complicar mucho la reclamación posterior.
- Dejad claros el precio, la forma y el plazo de pago, así como las consecuencias del impago.
- Conservad la prueba de que habéis cumplido vuestra parte
Para reclamar un pago, es necesario acreditar que el servicio se prestó o que la mercancía se entregó:
- Albaranes de entrega firmados por el receptor, con fecha y nombre legible.
- Actas de recepción de obras o servicios.
- Fotografías fechadas de los trabajos finalizados, cuando proceda.
- Las facturas emitidas, numeradas y con todos los requisitos legales.
- Conservad adecuadamente las comunicaciones electrónicas
Los correos electrónicos y los mensajes de WhatsApp pueden ser una prueba muy útil, especialmente cuando el deudor reconoce la deuda o acepta un presupuesto. Para conservarlos correctamente:
- No los borréis y guardad una copia fuera del dispositivo.
- No cambiéis ni formateéis el móvil que contiene conversaciones relevantes sin haberlas guardado previamente.
- Si la otra parte puede impugnarlos, valorad con vuestro abogado la conveniencia de levantar un acta notarial o solicitar un informe pericial.
- Reclamad de forma fehaciente y dejad constancia
Antes de acudir al juzgado, es importante reclamar la deuda de forma que quede constancia del contenido de la comunicación y de su recepción. El medio habitual es el burofax con certificación de contenido y acuse de recibo.
Además, desde la reforma introducida por la Ley Orgánica 1/2025, en la mayoría de los procedimientos civiles es necesario acreditar que se ha intentado previamente una solución negociada. Por tanto, conservad todas las propuestas y respuestas que se intercambien.
- Vigilad los plazos de prescripción
Las deudas no se pueden reclamar indefinidamente. En Cataluña, el Código civil de Cataluña establece un plazo general de diez años, pero muchas reclamaciones habituales, como las relativas a la remuneración de servicios, la ejecución de obras o los pagos periódicos, prescriben a los tres años.
Una reclamación fehaciente puede interrumpir la prescripción y hacer que el plazo vuelva a empezar. No dejéis pasar el tiempo.
- Organizad y conservad los documentos durante el tiempo necesario
- Archiv ad cada expediente de cliente con toda la documentación reunida: contrato, presupuesto, albaranes, facturas y comunicaciones.
- Conservad los originales firmados, no solo fotocopias.
- Realizad copias digitales de seguridad.
- Recordad que la normativa mercantil obliga a conservar los libros y la documentación justificativa durante seis años, y la normativa tributaria, como mínimo, durante cuatro.
Una buena documentación facilita el procedimiento monitorio
Cuando la deuda es líquida, vencida y exigible, y está documentada mediante facturas, albaranes o documentos firmados por el deudor, puede reclamarse a través del procedimiento monitorio. Es una vía relativamente rápida y económica que, en muchos casos, permite cobrar sin llegar a juicio. Sin documentación, esta vía puede resultar mucho más difícil o no ser viable.
Nuestra recomendación
No esperéis a que se produzca un impago para organizar la documentación. Si tenéis una deuda pendiente de cobro o queréis revisar vuestros modelos de contrato y presupuesto para que os protejan mejor, en nuestro despacho podemos ayudaros. Contactad con nosotros.