15 oct. Com conservar la documentació dels vostres contractes per poder reclamar un deute
Un client que no paga, un proveïdor que no compleix, una factura impagada. Quan arriba el moment de reclamar als tribunals, el resultat depèn en bona part de la documentació que s’hagi guardat. Us expliquem com fer-ho bé des del primer dia.
A la majoria de reclamacions de quantitat, el problema no és tenir raó: és poder demostrar-ho. Un jutge resol sobre allò que es pot provar, i molts expedients s’afebleixen o es perden perquè falta un contracte signat, un albarà o la prova d’una comunicació. Amb uns quants hàbits senzills, aquest risc es redueix molt.
- Poseu-ho sempre per escrit
Els acords verbals són vàlids, però són molt difícils de provar. Abans de començar qualsevol treball o venda rellevant:
- Formalitzeu un contracte o, com a mínim, un pressupost acceptat i signat pel client.
- Identifiqueu bé l’altra part: nom o raó social, NIF i domicili. Un error en aquestes dades pot complicar molt la reclamació posterior.
- Deixeu clar el preu, la forma i el termini de pagament i què passa si no es paga.
- Guardeu la prova que heu complert la vostra part
Per reclamar un pagament cal acreditar que el servei es va prestar o la mercaderia es va lliurar:
- Albarans d’entrega signats pel receptor, amb data i nom llegible.
- Actes de recepció d’obres o de serveis.
- Fotografies datades de feines acabades, quan sigui pertinent.
- Les factures emeses, numerades i amb tots els requisits legals.
- Cuideu les comunicacions electròniques
Els correus electrònics i els missatges de WhatsApp poden ser una prova molt útil, sobretot quan el deutor reconeix el deute o accepta un pressupost. Per conservar-los bé:
- No els esborreu i guardeu-ne còpia fora del dispositiu.
- No canvieu ni formategeu el mòbil on hi ha converses rellevants sense haver-les conservat abans.
- Si l’altra part pot impugnar-los, valoreu amb el vostre advocat la conveniència d’una acta notarial o d’un informe pericial.
- Reclameu de manera fefaent, i deixeu-ne constància
Abans d’anar al jutjat, cal haver reclamat el deute de manera que quedi prova del contingut i de la recepció. El mitjà habitual és el burofax amb certificació de text i justificant de recepció. A més, des de la reforma de la Llei orgànica 1/2025, en la majoria de procediments civils cal acreditar que s’ha intentat abans una solució negociada. Per tant, conserveu totes les propostes i respostes que s’intercanviïn.
- Vigileu els terminis de prescripció
Els deutes no es poden reclamar indefinidament. A Catalunya, el Codi civil català fixa un termini general de deu anys, però moltes reclamacions habituals, com ara la remuneració de serveis, l’execució d’obres o els pagaments periòdics, prescriuen als tres anys. Una reclamació fefaent interromp la prescripció i fa tornar a començar el termini. No deixeu passar el temps.
- Organitzeu i conserveu els documents el temps necessari
- Arxiveu cada expedient de client amb tota la documentació junta: contracte, pressupost, albarans, factures i comunicacions.
- Conserveu els originals signats, no només fotocòpies.
- Feu còpies digitals de seguretat.
- Recordeu que la normativa mercantil obliga a conservar els llibres i la documentació justificativa durant sis anys, i la tributària, com a mínim quatre.
Una bona documentació fa possible el procés monitori
Quan el deute és líquid, vençut i exigible, i està documentat amb factures, albarans o documents signats pel deutor, es pot reclamar pel procés monitori. És una via ràpida i econòmica que sovint acaba amb el cobrament sense arribar a judici. Sense documentació, aquesta via es tanca.
La nostra recomanació
No espereu que hi hagi un impagament per ordenar la documentació. Si teniu un deute pendent de cobrament, o voleu revisar els vostres models de contracte i pressupost perquè us protegeixin millor, al nostre despatx us podem ajudar. Contacteu-nos.